飲み会の日程調整を最短で終わらせる3つのコツ

飲み会の日程調整が長引く原因は、たいてい「参加者のやる気」ではありません。聞き方の設計です。同じメンバーでも、聞き方を少し変えるだけで、1週間かかっていたものが2日で決まります。

ここでは、幹事が今日から使える3つのコツを紹介します。

コツ1　候補は3〜5個に絞る

「来月のどこかで飲みたいので、空いてる日を教えて」——これが一番決まらないパターンです。

候補が多いほど親切に見えますが、実際には逆効果です。理由は2つあります。

• 回答する側の負担が増える：候補が10個あると、手帳やカレンダーを10回確認することになります。「あとでやろう」と後回しにされ、そのまま忘れられます。
• 票が割れて決まらない：候補が多いほど1つあたりの◯が減り、「どれも過半数に届かない」という状態になります。

おすすめは3〜5個です。曜日と時間帯をある程度散らしておくと、誰かしらは当たります。

どうしても候補を絞れないときは、先にキーパーソン（主賓、遠方から来る人、店の予約に関わる人）だけに聞いて、そこから絞り込むと早いです。

コツ2　締め切りを決めて、はっきり伝える

締め切りのない依頼は、後回しにされます。これは相手が不誠実だからではなく、期限のないタスクは優先度が付けられないからです。

日程調整でも同じで、「都合のいい日を教えてください」だけだと、多くの人は「あとで見よう」と思って画面を閉じます。そして忘れます。

「7/8（火）までにお願いします」と一文入れるだけで、回答が返ってくる速さは目に見えて変わります。

締め切りの目安は次のとおりです。

• 3〜5日後：社内の少人数（5〜10人）
• 1週間後：20人以上、または社外の方が混ざる場合
• 開催日の2週間前までには締め切る：お店の予約を考えると、ここが実務上の下限です

ミナ日程では出欠表に締め切り日時を設定できます。設定しておくと、URLを開いた人が期限を目にするので、メッセージを読み飛ばされても伝わります。

コツ3　最初のひとことに、必要な情報を全部入れる

URLだけを貼って送ると、「これ何の会？」「服装は？」「お金いくら？」といった質問が個別に飛んできて、結局その対応で時間を取られます。

最初の1通に必要な情報を入れておくと、この往復がなくなります。

ポイントは「予算」と「終わる時間」を先に出すことです。この2つが分からないと、答えを保留する人が出ます。逆に言えば、この2つさえ書いておけば、多くの人はその場で回答してくれます。

場所が未定でも「新宿あたり」とだけ書いておけば十分です。決まっていないことは「決まったら共有します」と添えれば問題ありません。

まとめ

• 候補は3〜5個に絞る。多すぎると票が割れて決まらない
• 締め切りを明示する。期限のない依頼は後回しにされる
• 最初の1通に予算と終了時刻を入れる。質問の往復がなくなる

この3つを押さえると、飲み会の日程調整は2〜3日で終わります。

ミナ日程で出欠表をつくると、日程候補・締め切り・メモをまとめて1つのURLにできます。登録は不要です。